Ako vytvoriť úspešný onboarding proces pre absolventov a znížiť fluktuáciu?

Čo je onboarding a prečo je dôležitý pre nových absolventov?

Onboarding je proces integrácie nových zamestnancov do spoločnosti – ináč povedané „Vitajte na palube!“. Slúži na oboznámenie sa nováčika s pracovným prostredím, firemnou kultúrou a samozrejme náplňou práce. Hlavným cieľom je zabezpečiť, aby sa čo najrýchlejšie adaptoval a stal sa produktívnym členom tímu, tím sa zastabilizoval a zvýšila sa jeho celková výkonnosť.  

Ak sa onboarding vykonáva efektívne, pomôže absolventom lepšie pochopiť očakávania a pracovné procesy a urýchliť ich integráciu do tímu. Zároveň skráti čas potrebný na dosiahnutie plnej produktivity. Nováčikom tiež poskytne príležitosť na nadviazanie kontaktov s kolegami, podporí tímovú spoluprácu a pozitívnu pracovnú atmosféru.

Kroky k efektívnemu onboardingu: Od prípravy po prvé dni v práci

Kľúčovou je príprava. Príprava nového zamestnanca pre nástupom. Je žiadúce informovať ho o všetkých potrebných detailoch (ako je dátum nástupu, pracovná doba a hlavné kontaktné osoby). Na vašej strane je potrebné pripraviť vhodné pracovné miesto, zabezpečiť technické a iné vybavenie a prístupy k systémom. Možno by tiež stálo za zváženie poskytnúť uvítací balíček s firemnými materiálmi a/alebo drobnými darčekmi na privítanie.

Keď nový zamestnanec príde prvý deň do práce, je potrebné osobne ho privítať a predstaviť tímu. Aby sa vedel lepšie orientovať v novom prostredí, ukážte mu priestory firmy, vrátane kancelárií, kuchynky a oddychových zón. Keď ho zavediete na jeho pracovné miesto a necháte ho trochu „vydýchnuť“, uveďte ho obrazu úvodným školením o firemných procesoch, kultúre a hodnotách.

Na prvé, ťažšie týždne mu priraďte mentora, ktorý mu pomôže adaptovať sa a zodpovie na všetky jeho otázky. Do projektov ho začleňujte postupne, aby získal istotu, pravidelne mu poskytujte konštruktívnu spätnú väzbu a diskutujte o jeho pokroku.

Po uplynutí skúšobnej doby potom vykonajte formálne hodnotenie výkonu a navrhnite ďalší rozvoj. Identifikujte oblasti na zlepšenie a ponúknite mu možnosti ďalšieho vzdelávania alebo tréningov.

Ako zapojiť mentora do onboardingu a podporiť adaptáciu mladých profesionálov?

Ako sme už spomínali, mentor je dôležitou súčasťou procesu onboardingu a jeho úlohou je podpora adaptácie mladých profesionálov v novom pracovnom prostredí. Aj jeho zásluhou sa potom znižuje ich stres spojený s nástupom do práce. Mentor by mal byť studnicou cenných skúseností, rád a podpory, a to nielen čo sa týka pracovných procesov, alebo kultúry organizácie.

Mentorom však nemôže byť ktokoľvek. Na túto úlohu je potrebné zvoliť skúseného zamestnanca s dobrými komunikačnými schopnosťami, ktorý je ochotný zdieľať svoje znalosti a podporovať nováčika. Musí mať však k dispozícii vhodné materiály a nástroje na jeho efektívne vedenie.

Aby bolo mentorstvo efektívne a celý proces úspešný, je na začiatku potrebné definovať jasné ciele a brať do úvahy aj očakávania z druhej strany. Mentor si musí byť vedomý toho, že sa s nováčikom bude pravidelne dlhodobejšie stýkať, podporovať ho, odpovedať na otázky a zároveň diskutovať o pokrokoch a výzvach. Obe strany musia mať možnosť pravidelne hodnotiť priebeh mentorstva s cieľom zlepšiť tento proces.

Ako nastaviť realistické očakávania pre absolventov počas onboardingu?

Na to, aby mohli byť nastavené realistické očakávania absolventov v súvislosti s onboardingom je potrebné, aby sa už počas náboru (a potom hneď aj pri nástupe) jasne definovalo, čo sa od nového zamestnanca očakáva. Ide o detailný popis pracovných úloh, zodpovedností, očakávaných výsledkov, ale aj o perspektívu rastu v rámci firmy.

Najdôležitejšie je stanoviť nováčikovi krátkodobé a dlhodobé ciele a pomôcť mu pochopiť, čo má dosiahnuť v prvých týždňoch a mesiacoch a ako jeho práca prispeje k celkovým cieľom organizácie. Prípadné obavy riešte hneď, ako sa objavia, pomôžu mu pri adaptovaní sa do novej role a prostredia.

Technológie a nástroje, ktoré uľahčujú onboarding nových zamestnancov

Na uľahčenie onboardingu je možné použiť viaceré nástroje. Novým zamestnancom vedia byť dobrým pomocníkom aplikácie na správu úloh a projektov (Trello, Asana a iné), ktoré umožňujú sledovať úlohy, termíny a zodpovednosť, čiže sú vhodné pri organizácii onboardingových aktivít všeobecne.

Ďalším onboardingovými platformami, ktoré pomáhajú automatizovať administratívne úlohy spojené s nástupom nových zamestnancov sú napr. Process Street alebo Notion. Tieto umožňujú vytvárať a spracovať procesy, dokumenty a zoznamy úloh.

Na efektívnu komunikáciu medzi členmi tímu môžu noví zamestnanci využiť platformy ako napr. Slack alebo MS Teams. Rôzne e-learningové systémy poskytujú prístup k online školeniam, modulom a testom, čo im umožní učiť sa vlastným tempom a podľa potreby sa opakovane vracať k obsahu.

Na získavanie spätnej väzby, v súvislosti so zlepšovaním onboardingového procesu, môžete využiť rôzne bezplatné digitálne nástroje, napr. Google Forms, Microsoft Forms, JotForm, Microsoft Teams či Zoho Survey alebo Peakon.

Meranie úspechu onboardingu: Kľúčové metriky a indikátory výkonu

Úspešnosť onboardingu vieme aj merať. Kľúčovými ukazovateľmi výkonnosti môžu byť napríklad:

• Miera retencie nových zamestnancov: Sleduje % nových zamestnancov, ktorí zostávajú v spoločnosti za určité časové obdobie (napr. 6/12 mesiacov).
• Čas do plnej produktivity: Meria, ako dlho trvá, kým nový zamestnanec dosiahne očakávanú úroveň výkonu.
• Spokojnosť nových zamestnancov: Získava sa prostredníctvom prieskumov alebo rozhovorov, pričom sa hodnotí spokojnosť s onboardingovým procesom, školeniami a podporou.
• Miera dokončenia školení: Sleduje % nových zamestnancov, ktorí úspešne dokončili povinné školenia v stanovenom čase.
• Počet chýb alebo incidentov: Porovnáva počet chýb, ktoré urobili noví zamestnanci v porovnaní so skúsenými kolegami, čo môže indikovať napr. aj efektívnosť školení, ktoré absolvovali.
• Spätná väzba od manažérov: Hodnotenia od nadriadených o výkone a integrácii nových zamestnancov poskytujú kvalitatívny pohľad na úspešnosť onboardingu.

Ako onboarding pomáha znižovať fluktuáciu a podporuje dlhodobý rast spoločnosti?

Onboarding hrá kľúčovú úlohu aj pri znižovaní fluktuácie a podpore dlhodobého rastu spoločnosti tým, že novým zamestnancom poskytuje jasnú štruktúru, podporu a motiváciu hneď od prvého dňa. Ak je dobre nastavený, pomáha im cítiť sa vítaní a rýchlejšie sa adaptovať. Ak nováčik získa jasné informácie o pracovných očakávaniach, zmierni to jeho neistotu a stres a zamedzí predčasnému odchodu. Zníženie fluktuácie zase znamená menej investícií do opakovaného hľadania a zaškoľovania nových ľudí.

Zamestnanci, ktorí prejdú kvalitným onboardingom, sú lojálnejší a je menej pravdepodobné, že opustia firmu. Jasnými pokynmi a zabezpečením relevantných školení zamestnanec rýchlejšie získa plnú produktivitu, čo samozrejme zvýši nielen jeho výkon ale aj jeho sebavedomie. Kvalitnému onboardingu firmy vďačia aj za to, že sa lepšie zosúladia hodnoty nových zamestnancov so zabehnutými hodnotami firmy.